Política de protección de datos

1. OBJETIVO

Establecer la política de protección de datos personales en  IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL SAS.

2. ALCANCE

Nuestra Política de Protección de Datos Personales, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.

Y se aplicara en cada una de las etapas relacionadas con la recolección, almacenamiento, uso, transferencia y eliminación de datos personales

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOSPERSONALES

Razón Social: IPS CENTRO CIENTÍFICO ASISTENCIAL S.A.S.

Domicilio: Carrera 45 No.85-49

Teléfono: 605 348 5939

Correo electrónico: tulivalencia@hotmail.com- info@ipscentrocientifico.com

Página web: https://ipscentrocientifico.com/

4. DEFINICIONES

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. (Art. 3, Ley 1581de 2012) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Art. 3, Ley 1581 de 2012)

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. (Art. 3, Ley 1581 de 2012).

Encuesta: 1. f. Conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una muestra representativa de grupos sociales, para averiguar estados de opinión o conocer otras cuestiones que les afectan. 2. f. Indagación o pesquisa. (Real Academia Española © Todos los derechos reservados). Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. (Art. 3, Ley 1581 de 2012).

Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. (Art. 3, Ley 1581 de 2012).

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Art. 3, Ley 1581 de 2012).

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

5. TRATAMIENTO

La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades en relación con los usuarios, proveedores, empleados y accionistas, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, los trabajadores de nuestras empresas clientes, nuestros propios trabajadores y contratistas; los familiares de éstos, socios, clientes, proveedores, acreedores, deudores, entre otros.

6. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL con las siguientes finalidades:

1. Para la elaboración de los diagnósticos de morbilidad, sociodemográficos y de riesgo psicosocial que se elaboren como parte del SG-SST de nuestros clientes y el nuestro propio.
2. Para el diseño, implementación, evaluación y control del SG-SST, sus programas, estrategias y demás medidas de promoción de la salud laboral y prevención de los riesgos laborales de nuestros clientes y el nuestro propio.
3. Para el envío de información a los trabajadores y familiares de nuestros clientes o de los nuestros;
4. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos laborales y contractuales de los trabajadores y contratistas de La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, según corresponda.
5. Para el fortalecimiento de las relaciones con nuestros clientes, mediante el envío de información, recepción y respuesta a consultas, Quejas y Reclamos (PQR’s), la evaluación de la calidad de nuestro servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL entre otros.
6. Para la interacción con nuestros proveedores, los proveedores de los clientes, de sus obligaciones legales con sus trabajadores en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, de riesgos laborales, de Seguridad Social Integral, entre otros.
7. Para mantener un consolidado actualizado, veraz y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a actividades organizadas o patrocinados por La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL entre otros.
8. Para la verificación de saldos de sus acreedores, sean estas personas naturales o jurídicas.
9. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
10. Para mejorar, promocionar y desarrollar nuestros servicios a nivel regional y nacional.
11. Para actividades de mercadeo y demás propósitos comerciales de acuerdo con la legislación vigente en Colombia.
12. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
13. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores de nuestros clientes o propios, sus familiares, socios, clientes, proveedores, acreedores y deudores, paralas finalidades antes mencionadas.
14. Para manejo estadístico y de investigación que, en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, riesgos laborales, seguridad social integral, salud pública y similar, adelante la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL.
15. En el marco de la conducción de ensayos clínicos para dar cumplimiento estricto a la confidencialidad como un derecho expreso en las buenas prácticas clínicas.
16. Prestación de servicios de salud y cumplimiento de la normatividad de Resolución 1995 de 1999.

 

17. Prestación de servicios de salud y cumplimiento de la normatividad de Resolución 2378 de 2008 Por la cual se adoptan las Buenas Prácticas Clínicas para las instituciones que conducen estudios de investigación clínica.

 

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, tienen los siguientes derechos, los cuales podrán ejercer en cualquier momento:

1.-Conocer los Datos Personales sobre los cuales la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2.- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, para el Tratamiento de sus Datos Personales.

3.- Ser informado por la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

4.- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

5.- Solicitar a la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos (por ejemplo, los trabajadores de nuestros clientes respecto a los diagnósticos de morbilidad, perfil sociodemográfico y riesgo psicosocial), ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos (por ejemplo, los trabajadores y contratistas).

6.- Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

 

 

 

8. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, tiene la responsabilidad de diseñar, socializar, implementar, y acatar esta Política. Para tal fin, todos los trabajadores y contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales en nuestra compañía están obligados a reportar estas Bases de Datos a la Coordinación Técnica y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. La Coordinación Técnica, también ha sido designada por la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Es importante resaltar que en el marco de la conducción de ensayos clínicos el investigador principal y el equipo de investigación por el delegado tienen la obligación de blindar la confidencialidad de los sujetos y seguir los lineamientos de patrocinadores/CRO cuando se requiera la transmisión de información en consonancia a las BPC y las exigencias de la ley colombiana arriba expuestas. 

9. AUTORIZACIÓN

La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

1. Autorización previa implica, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, en el momento de la recolección de sus Datos Personales.
2. Autorización expresa implica que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no siendo válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
3. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL tales como:
4. Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de consentimiento de manejo de datos personales
5. De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
6. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

En ningún caso la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL   supondrá el silencio del Titular como una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

4. Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

 ✓ Los Datos Personales que serán recolectados.

✓ La identificación y datos de contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento.

✓ Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.

✓ Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral6 de esta Política.

✓ El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible (Art. 5 Ley 1581 de 2012) aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

 ✓ Origen racial o étnico.

✓ Orientación política.

✓ Convicciones religiosas / filosóficas. ✓ Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.

 ✓ Salud.

✓ Vida sexual.

✓ Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6ºde la Ley 1581 de 2012. Por lo anterior y teniendo en cuenta que, para la prestación de los servicios, se requiere del manejo de este tipo de datos, además de la autorización, la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL deberá:

1. a) Informarle que los datos sensibles podrán ser utilizados única y exclusivamente para fines del SG-SST.
2. b) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
3. c) Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL solo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En todo caso, si se trata de trabajadores de empresas clientes o propios de nuestra organización, solamente se podrá tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes si existe el permiso del Ministerio del Trabajo para trabajo de menores de edad. Si se trata de investigaciones, análisis estadístico, epidemiológico o cualquier otro tipo de análisis relacionado con la Seguridad Social Integral, la Salud Pública, entre otros, la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL acatará las normas legales aplicables, adicionales a la protección de datos personales.

 

12. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

 

13. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

El Titular o sus derechohabientes, podrán solicitar a la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL a través de los medios indicados más adelante

1. a) Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL para el Tratamiento de sus Datos Personales.
3. c) Información del uso que se ha dado por la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL   dispuso los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de estas:

✓ Comunicación escrita, vía correo postal o mensajería física, dirigida a la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, ubicada en la Carrera 45 No.85-49

✓ Solicitud presentada al correo electrónico: info@ipscentrocientifico.com

Atención y respuesta a peticiones y consultas por parte de la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

14. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:

El Titular o sus derechohabientes, podrán solicitar a la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

✓ La corrección o actualización de la información.

✓ La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de estos.

✓ Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. La queja o reclamo deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y datos de contacto del solicitante y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

Comunicación escrita, vía correo postal o mensajería física, dirigida a la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, ubicada en la Carrera 45 No.85-49

✓ Solicitud presentada al correo electrónico: info@ipscentrocientifico.com y respuesta a quejas y reclamos por parte de la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL.

 

15. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, en estricto cumplimiento del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, se limita a disponer de los medios adecuados para este fin,  la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, y sus Encargados. La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

 

16. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL podrá revelar a sus aliados estratégicos o empresas con las cuales tiene convenios para la prestación de los servicios los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. Igualmente,

La IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, cuando:

1. a) Se trate de empresas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de IPSEMPRESARIAL S.A.S.
2. b) Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

✓ Dar Tratamiento, a nombre de la IPS CENTRO CIENTIFICO ASISTENCIAL, a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.

✓ Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.

✓ Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

 

17. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009, ley 1562 de 2012, decreto 1072 de 2015 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

 

18. PROTECCION DE DATOS EN LA CONDUCCION DE ESTUDIOS CLINICOS.

Para evaluar la seguridad y eficacia del medicamento de estudio, el investigador del estudio y otro personal asociado al mismo necesitará utilizar su información personal. El investigador del estudio recopilará sus datos personales, es decir, su nombre, las iniciales de su nombre, su dirección, sexo, edad o fecha de nacimiento, su información de salud, los datos derivados del análisis de las muestras y las imágenes médicas que apliquen. Si fuera necesario, el investigador del estudio puede comunicarse con su médico tratante para recopilar más información médica. Los datos personales se pueden utilizar para verificar que el estudio sea preciso y se lleve a cabo correctamente. Los datos personales recopilados en este estudio se ingresarán en los sistemas electrónicos seguros de centro, del patrocinador y CRO.

 Los representantes autorizados de agencias gubernamentales, el comité de ética o la junta de revisión interna que supervisa la investigación, el patrocinador, y aquellos que trabajan para el patrocinador en la ejecución de este estudio, que pueden incluir afiliados del Patrocinador en el país u otros países, o en el futuro, una nueva compañía que adquiera los derechos del Sponsor o parte de sus actividades comerciales, o a la que se le otorguen dichos derechos también pueden necesitar acceso a su información personal para asegurarse que el estudio está siendo realizado de forma apropiada o para otros fines permitidos por ley. Al firmar el formulario de consentimiento, el participante autoriza a los mencionados anteriormente el acceso y uso de su información personal, incluidos los expedientes médicos originales.

 La confidencialidad de la misma se mantendrá de acuerdo con los parámetros de la regulación (ley 1581 del 2012, ley sobre protección de datos personales y su norma reglamentaria, el decreto 1377 de 2013). En ningún caso, usted será identificado por nombre en cualquier reporte publicado sobre este estudio o en cualquier otra publicación o presentación científica. Usted tiene derecho a acceder a su información personal y solicitar correcciones de cualquier imprecisión. Sin embargo, para asegurar la integridad científica del estudio, usted no podrá revisar parte de los datos relacionados con el estudio, hasta después de que éste se haya completado.

 En la página www.ClinicalTrial.gov estará disponible una descripción de los estudios clínicos. Esta página de internet no incluye información que pueda identificarlo a usted. A lo sumo, esta página incluirá un resumen de los resultados. Usted puede investigar este sitio web en cualquier momento. de este estudio clínico. El investigador del estudio reemplazará su nombre y otro tipo de información general sobre usted, excepto su edad o fecha de nacimiento y su sexo, con un código especial que lo identifique. El médico del estudio asociará este código con la información del estudio y cualquier muestra biológica para que sea improbable que alguien pueda identificarlo (esto significa anonimización). Con el uso del código numérico sin su nombre u otra información que lo identifique, el investigador del estudio envía los datos al patrocinador y a las personas, agencias regulatorias y compañías con quienes trabaja el patrocinador para la ejecución del estudio, las cuales pueden estar ubicadas en Colombia y en otros países del mundo.. Es posible que las leyes de protección de datos en estos países no sean tan estrictas como las locales. Sin embargo, el sponsor mantendrá los datos personales sobre usted con el mismo nivel de confidencialidad que el descrito en el consentimiento. Otros terceros que trabajan con el sponsor también ofrecerán protección y seguridad para sus datos personales. Sus muestras pueden ser usadas por el sponsor y transferidas para que las usen terceros, incluidos terceros de otras jurisdicciones y terceros que no forman parte del grupo patrocinador. Estos terceros son cualquier compañía que puede estar relacionada con el objetivo de la recopilación de datos y que puede actuar en nombre del sponsor. La transferencia de estas muestras a terceros se realiza únicamente para los propósitos de este estudio. Los patrocinadores garantizará que estos terceros mantengan los mismos estándares de confidencialidad reconocidos en este formato de consentimiento informado. Estas muestras, como dato personal, se codificarán con número único y se almacenarán durante un período máximo de 15 años, y no se compartirán, salvo que se indique otra cosa en algún documento. El sponsor es responsable de la destrucción de las muestras al final del período de almacenamiento, de acuerdo con lo aceptado por usted en el FCI o según lo indiquen las leyes aplicables. Si el participante no quiere dar su permiso para acceder o utilizar información personal como se describe arriba entonces no podrá participar en el estudio. Si retira su permiso en el futuro, usted no podrá seguir participando en el mismo. Si el patrocinador retira su permiso, el investigador del estudio ya no utilizará o divulgará su información personal bajo este consentimiento, a menos que el investigador del estudio necesite utilizar o divulgar parte de su información personal para preservar la integridad del estudio.

La información proporcionada al patrocinador antes que el patrocinador retire su permiso aún continuará siendo utilizada por el patrocinador. El investigador del Estudio y/o representantes podrían verificar su estado de supervivencia por medio de registros públicos si las leyes locales lo permiten. La información proporcionada al patrocinador antes que usted retire su permiso aún continuará siendo utilizada por el patrocinador. El investigador del Estudio y/o representantes podrían verificar su estado de supervivencia por medio de registros públicos si las leyes locales lo permiten.

 

19. PROTECCIÓN DE LOS DATOS DE LOS PARTICIPANTES EN INVESTIGACIÓN PARA LAS ENTIDADES PATROCINADORAS CRO/CRA.

Base de datos de los participantes de los estudios clínicos

 

La IPS almacena base de datos de los pacientes que participan en los estudios de investigación los cuales están salvaguardados y protegidos de manera confidencial como lo establece la normatividad vigente de historias clínicas Resolución 1995 de 1999 y Resolución 0389 de 2017. Los datos se recolectan en el marco de la atención médica y con fines de conducción de estudios clínicos.

Los datos de los participantes de los estudios clínicos durante la conducción de los mismos son protegidos a través de la asignación de un código único de identificación y sus iniciales.

En caso de que se deba compartir información al patrocinador/CRO todos los datos personales serán obliterados.

 

Una vez finalizado el estudio de investigación las historias clínicas y los datos personales serán conservados por 15 años o según lo establezca el patrocinador/CRO.

 

Datos que se obliteran en caso de enviar información a los patrocinador/CRO.

 

La siguiente información debe estar completamente enmascarada de los documentos fuentes de los participantes:

• Nombres y apellidos.
• Documento de identidad (RC, TI, CC, CE, PA, PT, PP).
• Todas las subdivisiones geográficas (dirección, ciudad, condado, distrito y código postal).
• Todos los elementos de las fechas de nacimiento (Excepto el año).
• Números de teléfonos
• Números de fax
• Direcciones de correo electrónico
• Números de seguridad social
• Números de registros médicos
• Números de beneficiarios del plan de salud
• Números de cuenta
• Números de certificado/licencia
• Identificadores de vehículos y números de series, incluida la matrícula.
• Número de identificadores de dispositivos médicos y números de serie
• Localizadores universales de recursos web (URL)
• Número de dirección de protocolo de internet (IP).
• Identificadores biométricos, incluida huellas dactilares y de voz.
• Imágenes fotográficas de rostro completo y cualquier imagen comparable.
• Cualquier otro número, característica o código de información para único excepto lo permitido para fines de Reidentificación, siempre que se cumplan ciertas condiciones.
• Datos e imágenes corporativas de las instituciones de salud (Logos, direcciones, teléfonos, fax, correo electrónico, nombres de médicos o responsable de la atención, ID de responsable de la atención).
• Estado civil, etnia, raza.
• Sexo dependiendo del patrocinador.

 

 

Base de datos de los testigos

 

La IPS almacena en las historias y registros clínicos aplicables los datos personales de los testigos de los participantes que participan en los estudios de investigación los cuales están salvaguardados y protegidos de manera confidencial como lo establece la normatividad vigente de historias clínicas Resolución 1995 de 1999 y Resolución 0389 de 2017. Los datos se recolectan en el marco de la atención médica y con fines de conducción de estudios clínicos.

 

Una vez finalizado el estudio de investigación las historias clínicas y los datos personales serán conservados por 15 años o según lo establezca el patrocinador/CRO.

 

La autorización de sus datos es dada de manera verbal durante el proceso de obtención del consentimiento informado y se deja descrito en la historia clínica del participante.

 

 

 

 

 

20. VIGENCIA

La presente Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 4 de enero de 2025.

21. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	Descripción del Cambio	Responsable Cargo	Fecha
01	Creación del documento	José Luis Accini Investigador Principal	20/Octubre/2021
02	Se incluye la protección de los datos de los testigos	José Luis Accini Investigador Principal	30   Julio 2024
03	Se realiza ajustes de la política en estructura y numeración. Se ingresa ítem 18 y 19	José Luis Accini Investigador Principal	04-01-2025

 

22. ELABORACIÓN Y REVISIÓN

 

Elaborado Por:	Revisado Por
José Accini Mendoza Investigador Principal	Cindy Viloria Lemus Auditora de Calidad

 

23. APROBACIÓN

 

 

 

Firma	Firma
José Luis Accini Mendoza	Nicolle Accini Valencia
Director Científico	Representante Legal